Кадровый документооборот: всё, что нужно знать о КДО и КЭДО

Без рубрики

Кадровый документооборот (КДО) – систематизированный процесс обработки и хранения кадровой документации внутри организации.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) – ведение кадрового документооборота в электронном виде без обязательного дублирования на бумажных носителях.

Системы кадрового делопроизводства (КДП, СКДП) – программное обеспечение для ведения кадрового учета (например, БОСС-Кадровик, 1С: Зарплата и кадры, Контур.Персонал и др.).

Системы электронного кадрового документооборота (СЭКД)– web-решения или «коробочное» ПО для ведения кадровых документов в электронном виде.

Обязательные документы кадровой службы

На законодательном уровне не установлен единый перечень кадровых документов, которые должны быть в организации, но есть обязательная документация, которую могут запросить надзорные органы при проверке. К таким документам относятся:

  • Трудовые договора. Составляются в 2-х экземплярах. Регламентируют трудовые отношения между сотрудником и работодателем. Изменения в договорах указываются в дополнительном соглашении.
  • Трудовые книжки. Основные кадровые документы, которые ведутся всеми работодателями. При приеме на работу сотрудника, раньше нигде не работавшего, трудовую книжку оформляет работодатель. Также в организации ведется книга учета движения трудовых книжек, приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек.
  • Личная карточка работника. Составляется на основе сведений от сотрудника и его основных документов. Оформление по форме Т-2 или по форме, разработанной организацией самостоятельно.
  • Согласие на форму взаимодействия с работодателем (бумажный или электронный кадровый документооборот). Если работника принимали на работу до 31.12.2021 г., и до этой даты у него не было трудового стажа, то его согласие в соответствии с 6 ст. 22.2 ТК РФ не требуется.
  • Приказ о приеме на работу. Распоряжение о приеме заверяется подписью сотрудника не более чем в 3-дневный срок после фактического начала трудовой деятельности в организации.
  • Положение о персональных данных. Работодатель утверждает порядок хранения и использования персональных данных работников. Унифицированной формы нет, но по содержанию документ должен соответствовать требованиям Федерального закона № 152-ФЗ. Помимо положения необходимо согласие сотрудников на обработку данных, полученное работодателем в письменном виде.
  • Положение об оплате труда. Локальный нормативный акт, который составляют в случае действия разных систем оплаты труда, выплат помимо окладов.
  • Расчетный лист. Документ в форме, утверждаемой организацией, в котором указывается, из чего складывается заработная плата сотрудника. Выдается каждому сотруднику при выплате зарплаты. Достаточно выдавать раз в месяц в соответствии с Письмом Федеральной службы по труду и занятости от 17 сентября 2021 г. № ПГ/26944-6-1.
  • Правила внутреннего трудового распорядка. Внутренний нормативный акт, в котором в соответствии с ТК РФ и федеральными законами определяется порядок приема на работу и увольнения, прав, обязанностей и ответственности сторон, режим труда и отдых и др.
  • Штатное расписание. Организационно-распорядительный документ, определяющий структуру, штат, численность, наименование должностей, профессий в организации.
  • Табель учета рабочего времени. Документ по форме № Т-12, Т-13 или по собственной разработанной форме, в котором ведется учет фактического времени работы каждого сотрудника.
  • График отпусков. Документ, регламентирующий очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году в соответствии со ст. 123 ТК РФ.
  • Должностные инструкции. Документ, в котором определяются должностные обязанности в соответствии со штатным расписанием, профессией или специальностью, и вид работы, поручаемый сотруднику. Если должностные обязанности перечислены в трудовом договоре, то отдельно иметь должностные инструкции не обязательно.
  • Приказы. Подразделяются на 2 вида: по основной деятельности организации как юридического лица и по личному составу (по работе с кадрами).
Кадровый документооборот: всё, что нужно знать о КДО и КЭДО
Перечень обязательных кадровых документов

Кадровый документооборот ведет отдел кадров (HR-департамент), кадровики, а в небольших фирмах – бухгалтер или руководитель. Ведение КДО возможно как в бумажном, так и электронном виде. Оптимальным решениям станет подключение к системе электронного документооборота “Добыто. Документы”.

Мнение эксперта. Каждая компания самостоятельно решает, какие документы вести в электронном виде. Но по ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ в бумажном виде в обязательно порядке оформляются акты о несчастном случае на производстве, подтверждение сотрудником прохождения инструктажей по технике безопасности (охране труда), включая лично подписываемые, приказы или распоряжения об увольнении. Также в бумажном виде ведется трудовая книжка, если сотрудник написал заявление с просьбой продолжения ведения бумажной ТК.

Кадровый документооборот: всё, что нужно знать о КДО и КЭДО
Список кадровых документов, которые обязательными не являются, но могут пригодится в работе кадровика

Цели КДО

К целям ведения кадрового документооборота в организации относятся следующее:

  • оформление трудовых отношений в соответствии с требованиями ТК РФ и федеральными законами;
  • взаимодействие с контролирующими органами – ФНС, СФР, ФСЗН, Росстат, ФМС (если в штате есть иностранные граждане);
  • разрешение трудовых споров, в т.ч. в судебном порядке;
  • соблюдение прав и обязанностей, определение ответственности сторон при трудовых отношениях;
  • создание, поддержание внутренних регламентов организации, единых правил распорядка.

Мнение эксперта. В РФ кадровые документы в электронном виде, заверенные квалифицированной электронной подписью, имеют юридическую силу наравне с традиционными бумажными документами. Электронные кадровые документы с КЭП можно использовать при разрешении трудовых споров, при проверках контролирующими органами. При этом по заявлению работника работодатель должен выдають в срок до 3-х дней запрашиваемые документы либо в электронном, либо бумажном варианте (по желанию сотрудника) в соответствии со ст. 22.3 ТК РФ.

Кадровый документооборот: всё, что нужно знать о КДО и КЭДО
В рамках программы по внедрению кадрового электронного документооборота был создан специализированный портал под названием «Работа в России»

Виды кадрового документооборота

КДО можно классифицировать по следующим признакам:

  • Источник документации. Внешний кадровый документооборот– работа с документами от контролирующих, вышестоящих органов, нормативными актами государственных органов. Внутренний КДО – обработка локальной документации, разрабатываемой внутри организации.
  • Направление взаимодействия при трудовых отношениях. Можно выделить нисходящий (от руководителей до подчиненных), восходящий (от подчиненных к руководителям), горизонтальный кадровый документооборот(обмен документов между сотрудниками, равными по должности).
  • Способ ведения в компаниях с обособленными структурными подразделениями (филиалами). Различают централизованный (КДО ведет головная организация), децентрализованный (ведение КДО распределяется между головной организацией и её филиалами, в подразделениях ведется документация на сотрудников, состоящих в их штате), смешанный кадровый документооборот(сочетание централизованного и децентрализованного способа).
  • Способ передачи, хранения документов. Выделяют бумажный КДО с оформлением всей надлежащей документации в бумажном виде, заверением подписью, печатями и электронный кадровый документооборот, когда создание, передача, хранение документов осуществляется в электронном виде без использования бумажных носителей.

Все перечисленные функции кадрового делопроизводства доступы в системе “Добыто. Документы”.

Преимущества и недостатки кадрового электронного документооборота

К главным плюсам КЭДО относится следующее:

  • Экономия времени при работе с кадровыми документами – подписание, отправка, внесение правок в документацию занимает мгновения. Особенно это актуально при централизованном КДО в компаниях с большим количеством филиалов, при работе с персоналом на удаленной основе.
  • Быстрый доступ к кадровым документам. Не требуется организовывать архивы – все документы в электронном виде хранятся на облачном сервисе или сервере организации. При проверках получить доступ к нужным документам можно за считанные минуты. Документы в электронном виде невозможно потерять – они не пострадают в случае пожара и иных ЧП.
  • Отсутствие расходов на печать и канцтовары. Приказы, распоряжения, уведомления, соглашения не нужно печатать в бумажном виде. Снижаются затраты на покупку бумаги, на саму печать и сопутствующее обслуживание оргтехники.

Из недостатков выделим необходимость получения электронных подписей, некоторое время, требуемое на переход на КЭДО, вероятность отказа некоторых сотрудников от электронного документооборота.

Кадровый документооборот: всё, что нужно знать о КДО и КЭДО
Принципы работы КЭДО

Порядок перехода на кадровый ЭДО

Переход выполняется в несколько основных этапов:

  • Выбор подразделений, типов документов для перевода в электронный формат, назначение ответственного сотрудника за переход на КЭДО. Ответственным лицом может быть руководитель или кадровик (бухгалтер в небольших фирмах).
  • Выбор системы КЭДО. Определение платформы и её возможностей, тарификации в соответствии с особенностями деятельности организации, требований к функционалу КЭДО. Всего возможны 3 варианта: бесплатный портал «Работа в России» (неудобно для кадровиков и самих сотрудников, подходит для небольших фирм), покупка «коробочного» ПО или разработка своей системы (подходит только для крупных компаний, дорого и долго), выбор готовой системы (удобно, быстро, доступные тарифы).
  • Подготовка локальных актов. Сюда относится Положение о переходе на КЭДО, Положение о порядке ведения КЭДО, регламент использования электронных подписей, изменения в кадровую документацию.
  • Уведомление сотрудников о переходе на кадровый ЭДО. Подготовка уведомления, получение согласия или отказа на КЭДО.
  • Получение электронных подписей. Для руководителя необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП), сотрудникам подойдет и неквалифицированная ЭП (НЭП) в зависимости от типа кадрового документа. На портале «Работа в России» для сотрудников допускается и простая ЭП.
  • Обучение персонала. На заключительном этапе проводится обучение сотрудников работе с выбранной системой. Как правило, для этого достаточно записаться на курсы портала (производителя) выбранной СЭКД, либо воспользоваться справочной системой в составе выбранной платформы.
Кадровый документооборот: всё, что нужно знать о КДО и КЭДО
С 2021 года работодателям официально разрешено вести кадровый документооборот в электронном виде

Об электронных трудовых книжках

Электронная трудовая книжка – информация о трудовой деятельности сотрудника, которая ведется в электронном виде. Информацию формирует работодатель, и передает в СФР по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1). Сведения передаются независимо от согласия сотрудника на КЭДО, и включают в себя следующее:

  • ФИО.
  • Место работы.
  • Данные о приеме, переводе на другую работу, номер и дата приказа о приеме на работу, должность, квалификация и пр.
  • Сведения о приостановке или восстановлении трудового договора.
  • Данные об увольнении сотрудника, включая номер, дату приказа (распоряжения).
  • Сведения о подаче заявления о переходе на электронную трудовую книжку.
  • Данные о получении 2-ой и следующей профессии, квалификации.
  • Сведения о запрете занимать определенные должности или конкретную трудовую деятельность на основании судебного решения.

К плюсам ЭТК относится следующее:

  • Сотрудник всегда имеет доступ к сведениям из трудовой книжки. Выписку можно получить за считанные минуты без обращения в отдел кадров.
  • Электронные сведения невозможно потерять, испортить или намеренно удалить.
  • Дополнительная защита сотрудника от непреднамеренно или намеренно переданных в СФР недостоверных данных.
  • Проще устроиться на «удаленке».
  • Удаленное оформление пенсии – в СФР не требуется предоставлять дополнительные документы в бумажном виде.

Если работник сначала отказался от перехода на ЭТК, то он вправе сменить бумажную трудовую книжку на электронную в любое время по своему усмотрению. Для этого достаточно подать соответствующее заявление работодателю.

Обратите внимание, что при переходе на ЭТК работодатель возвращает сотруднику бумажную трудовую книжку под роспись, указав об этом в самой ТК и в книге учета движения трудовых книжек. После этого в СФР подается форма ЕФС-1 не позднее 25 числа следующего после перехода на ЭТК месяца. В обычной трудовой книжке ставится отметка о подаче заявления в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Ответственность за сохранность бумажной ТК с этого момента возлагается на самого сотрудника.

Еще один момент касается получения выписки из трудовой книжки. Запросить выписку сотрудник может как в электронном, так и бумажном виде. Если у работодателя отсутствует КЭП, то выдать выписку он сможет только в бумажном виде. Также запросить сведения из ЭТК можно и в СФР – на сайте СФР, через портал Госуслуги или в МФЦ. Вести кадровое делопроизводство в электронном виде рекомендуем в системе “Добыто. Документы”.

Мнение эксперта. Считается, что подача заявления об отказе от ЭТК – право, а не обязанность сотрудника. Во избежание проблем с контролирующими органами при отсутствии заявления об отказе/согласии на КЭДО работодателю рекомендуется продолжать вести для данных сотрудников как бумажные, так и электронные трудовые книжки.

Вопросы и ответы

Может ли сотрудник, перешедший на электронную трудовую книжку, вернуться к бумажной версии?

В соответствии с Письмом Минтруда России от 14.12.2020 N 14-2/ООГ-18054, Федеральным законом № 439-ФЗ после выбора способа предоставления сведений о трудовой деятельности возврат с ЭТК на бумажную ТК не предусмотрен. Если сотрудник подаст заявление с просьбой о продолжении ведения бумажной трудовой книжки при КЭДО в организации, то на такого сотрудника документы ведутся как в бумажном, так и электронном виде одновременно.

Чем регламентируются сроки, порядок и форма подачи заявления о согласии или отказе сотрудников от КЭДО?

Законодательно форма, сроки и порядок подачи заявления не регламентированы, поэтому их можно установить в локальном нормативном акте. Можно ввести реестр уведомлений, где указывать, кто из персонала согласился, отказался или не дал ответа о переходе на электронный документооборот.

Если сотрудник отказывается от КЭДО, можно ли к нему применить какие-то меры, в том числе уволить?

Нет. Отказ от КЭДО не является законным основанием для увольнения, и сотрудник вправе оспорить такое действие работодателя в соответствии с действующим ТК РФ.

Заключение

Кадровый электронный документооборот является добровольным – полностью переходить на него работодатели не обязаны. Но удобство обработки документов, особенно в среднем и крупном бизнесе делают такой переход и затраты на него выгодным для повышения эффективности работы отдела кадров.

Список использованных источников

Оцените статью
Добавить комментарий