Управление знаниями — это процесс сбора и передачи данных внутри компании. Чем лучше он организован, тем эффективнее идут бизнес-процессы. Знания в данном случае считаются активом, а не инструментом, поэтому управление ими отличается от корпоративного обучения. Эта система дает такие преимущества работникам, как легкость в доступе к данным, быстроту принятия решений, структурированность идей, легкость в коммуникации. В этой статье рассмотрим как построить систему управления знаниями в компании.
- Зачем управлять знаниями
- Японская система
- Преимущества внедрения системы knowledge-менеджмента
- Категории корпоративных знаний
- Этапы управления знаниями в компании
- 1. Аудит уровня knowledge-менеджмента
- 2. Разработка принципов обмена знаниями между работниками
- 3. Внедрение обучения персонала, как постоянной формы приобретения знаний
- 4. Внедрение IT-продуктов для управления знаниями
- 5. Разработка системы мотивации персонала за приобретение и обмен знаниями
- 6. Работа по оптимизации системы управления знаниями
- Инструменты
- Технологии управления знаниями
- Кто должен управлять знаниями в компании
- Как управлять знаниями максимально эффективно
- Заключение
- Список использованных источников
Зачем управлять знаниями
Владелец бизнеса ежедневно сталкивается с новыми задачами. Они направлены развитие фирмы, работу с ее имиджем и улучшение внутренних процессов. Конечно, в некоторых вопросах задействованы и советы персонала. Это и есть одна из главных причин внедрения системы управления знаний — сильные компетенции сотрудников и возможность обмена данными.
Менеджеры фирмы оценивают среди сотрудников две категории знаний:
- Явные. Это те знания, которые передаются от сотрудника к сотруднику. Могут быть представлены устной информацией, какими-либо документами и т. д. Важно, что явные знания можно измерить и оценить. Передавать их можно через общение и обучение. Специалист, который делится знаниями, рассказывает о своем опыте, показывает схемы и диаграммы, а слушатели это все фиксируют. Явные знания однозначны, поэтому их так легко передать. Именно они хранятся в справочниках и руководствах, т. к. их легко систематизировать и оцифровать.
- Неявные. Это те знания, которые сотрудник получает на практике, т. е. на личном опыте. Это могут быть его знания и умения, которые он приобрел за годы работы. Отразить и зафиксировать такие знания не получится.
Процесс управления знаниями должен быть структурирован, чтобы сотрудники могли быстро и легко находить нужные данные. Для этого можно создать хранилище данных и предоставить к нему доступ для всех сотрудников. Согласно статистики такие хранилища данных значительно повышают личную и групповую результативность работников фирм.
Японская система
Далее мы рассмотрим стандартные этапы управления знаниями. Однако к этому процессу есть несколько подходов, один из которых базируется именно на работе с явными и неявными знаниями. Он появился в Японии и получил название “знаниевой модели” со следующими этапами:
- Социализация. На первом этапе знания начинают проявляться, т. е. сотрудники должны обсудить какой-то рабочий момент и один из них должен поделиться своим опытом.
- Экстернализация. Здесь знания из неявных переходят в явные, т. е. приводятся какие-либо схемы и прочие поясняющие инструменты.
- Комбинация. На этом этапе явные знания начинают проявляться еще сильнее, например, при помощи IT или литературы.
- Интернализация. Явные знания становятся неявными, т. е. снова обретают личный характер.
После четвертого этапа снова начинается первый с учетом работы над ошибками и новой практической информации. Эту модель работы со знаниями еще называют SECI — по первым буквам названий этапов.
Преимущества внедрения системы knowledge-менеджмента
Чем выше квалификация сотрудников, тем успешнее фирма. Управление знаниями обеспечивает следующий положительный результат:
- Быстрое принятие решений;
- Генерация свежих и нестандартных идей;
- Слаженная работа подразделений;
- Эффективное общение работников;
- Систематизированность данных.
Также управление знаниями позволит сделать развитие и обучение сотрудников более систематизированными, что повысит их эффективность.
Категории корпоративных знаний
Knowledge-менеджмент делится на несколько категорий:
- Бизнес-процессы. К ним можно отнести знания о деньгах, документах и департаментах компании.
- Корпоративная культура. Здесь важно понимать, как сотрудники общаются между собой и улучшают свою коммуникацию.
- Внешняя среда. Это знание касается всего, что происходит на рынке, например, конкурентов, партнеров, цен, логистических процессов и т. д.
- Почти все современные крупные компании автоматизируют свою деятельность. Знания IT практически неотделимы от бизнес-процессов.
- Личные знания работников. Эта сфера включает в себя те знания, которые сотрудник использует для работы, а также информацию, которую он возможно не применяет, однако, она может помочь коллегам для выполнения их задач. Например, сотрудник может знать малоизвестные источники ценных данных, которые для него не имеют никакой пользы, но могли бы здорово помочь коллеге.
Таким образом, корпоративные знания — это комплекс информации, факторов проявления которой существует очень много. При этом, эти знания переплетены между собой, поэтому и нужно ими научиться управлять.
Этапы управления знаниями в компании
В управлении знаниями важен системный подход, поэтому этот процесс должен быть поэтапным и спланированным.
1. Аудит уровня knowledge-менеджмента
Первым делом нужно выяснить как система развита сейчас. Для этого нужно собрать, проанализировать и оценить сведения о проблемах получения и обработки знаний.
Комментарий эксперта. Проведение аудита необходимо начать с интервьюирования сотрудников. Задайте им вопросы о том, насколько они удовлетворены качеством передачи знаний в фирме, чего им не хватает и какие проблемы они испытывают.
2. Разработка принципов обмена знаниями между работниками
В рамках этого этапа стоит провести мероприятия по обмену опытом среди сотрудников, а затем отследить какими знаниями и как именно они обмениваются. Это поможет извлечь данные для общего пользования и понять, как их лучше презентовать.
3. Внедрение обучения персонала, как постоянной формы приобретения знаний
Недостаточно просто систематизировать знания в компании: важно их постоянно развивать. Для этого необходимо организовать получение персоналом новой информации: например, проводить раз в месяц тимбилдинги. Важно содействовать повышению квалификации персонала, выделять на это денежные средства. Все это будет полезно для развития фирмы.
4. Внедрение IT-продуктов для управления знаниями
IT-продукты нужны для систематизации и накопления данных. Они легко обеспечивают доступ каждого сотрудника к ним.
Совет от эксперта: на рынке уже есть компании, предлагающие специальное ПО для систематизации знаний. Вы можете воспользоваться их продуктами, либо выбрать собственный путь: например, хранить и систематизировать данные на сервере и CRM-системе.
5. Разработка системы мотивации персонала за приобретение и обмен знаниями
Персоналу нужно дать понять, что обмениваться и приобретать знания — это полезно. Для этого вы можете разработать систему мотивации, которая будет в себя включать финансовые или другие виды бонусов.
Вышеперечисленные этапы управления знаниями в компании требуют определенного подхода к ее развитию, поддержку со стороны руководства, а также финансирования. Последний пункт особенно важен и сложен, т. к. многие руководители не понимают важности организации управления знаниями. Поэтому еще до начала работы в этом направлении обязательно обсудите возможные траты на приобретение ПО и организацию тренингов персонала с руководителем.
Что же такое система управления знаниями
6. Работа по оптимизации системы управления знаниями
Любая система нуждается в постоянном пересмотре и доработках. Поэтому ставить точку, когда процесс управления знаниями запущен, нельзя. Хороший HR-специалист должен время от времени проверять, что все работает корректно. Для этого сопоставить полученные результаты с исходными задачами фирмы. Если они не соответствуют друг другу, то в систему важно внести изменения.
Инструменты
Есть несколько способов передачи знаний в компании, рассмотрим их и их инструменты подробнее:
- Поиск данных. Предполагает работу с классификаторами, библиотеками, а также создание учебно-методического центра.
- Публикация информации. Предполагает ведение блогов, создание кейсов, электронное обучение, работу с сайтами, гайдами, справочниками, консультирование в интернете.
- Передача знаний. Подразумевает организацию подкастов, лекций, вебинаров, воркшопов.
Также хорошо работает методов вопросов и ответов, когда знания передаются в формате интервью и семинаров от лучших сотрудников компании.
Технологии управления знаниями
Технологии управления знаниями бывают разными. Перечислим основные их виды:
- Групповые. Такие технологии облегчают обмен информацией, например, единая электронная почта.
- Технологии рабочего процесса. Эти инструменты связаны с созданием и использованием контента. Например, это могут быть текстовые и графические редакторы, дизайнеры и продюсеры и т.д.
- Корпоративные порталы. Эта технология представлена сайтом компании, который направлен на эффективную работу сотрудников. Как правило, на таком сайте можно найти базу знаний, глоссарий и т. д.
- Дистанционное обучение. Эта технология представляет собой что-то, что позволяет создавать программы обучения. Например, это может специальное программное обеспечение, уже готовые наработки тренинга и т. д.
- Планы и планирование. Здесь идет речь не столько о планировании, как о системном подходе и автоматизации.
Совет эксперта: если вы любите все самое новое и современное, то обратите внимание на интересные IT-разработки в области управления знаниями. Например, сейчас набирает популярность технология телеприсутствия, которая позволяет встретиться с целом буквально лицом к лицу в онлайн-формате.
Кто должен управлять знаниями в компании
Управление знаниями — задача не только HR-специалиста, особенно если компания крупная. Для управления знаниями желательно выделить или отдельного человека, либо создать подразделение, которое будет в постоянном контакте с начальником HR-службы, а также с IT-директором и топ-менеджерами.
При выборе людей для работы со знаниями заостряйте внимание на наличии таких характеристик, как аналитический склад ума, гибкость восприятия, знание психологии и IT.
Совет эксперта: если вы формируете целую команду по управлению знаниями, то постарайтесь сделать так, чтобы в нее входили разносторонние люди. Например, один человек может иметь широкий кругозор, второй — хорошо структурировать информацию и т. д. Разносторонний коллектив способен создать сильный департамент по управлению знаниями. Если же сформировать отдельное подразделение не получится, то подберите таких людей внутри компании, чтобы распределить обязанности по работе со знаниями.
Как управлять знаниями максимально эффективно
Управление знаниями — процесс, который всегда строится на сотрудниках, поэтому при его организации нужно учитывать их мнение и потребности. Так, еще до начала работы с системой управления знаний важно провести опрос, посмотреть данные веб-аналитики, побеседовать с руководителями департаментов. Также советуем придерживаться следующих советов, чтобы построить максимально эффективную систему управления знаниями:
- Храните данные в одном месте. Это правило относится как с старым, так и к новым данным. Обычно данные находятся в разных местах: на почте, в папках на общем столе и т. д. Лучше все хранить в одном месте, что обеспечит более эффективное управление знаниями.
- Открытый доступ для всех сотрудников. Это значительно повысит качество использования информации. Желательно внедрить технологии, которые позволят не только получать информацию, но и делиться ею.
- Система управления знаниями требует ответственного подхода. Важно делать отчеты, составить карту проекта и постоянного его оптимизировать. Прислушивайтесь к комментариям сотрудников и учитывайте их в дальнейших модернизациях.
- Краткость — сестра эффективности. В хранилище данных используйте короткий, но информативный контент. Если статья — то простая, а если видео — то не более 5-7 минут. Такие знания запоминаются намного легче.
Совет эксперта: постоянно укрепляйте культуру управления знаниями. Для этого поработайте над мотивацией сотрудников и поощряйте тех, кто вносит вклад в управление знаний в компании.
Заключение
Управление знаниями в компании необходимо, чтобы улучшить бизнес-процесс и упростить коммуникацию персонала. Знания в таком случае выступают активом, который бережется, используется и приумножается.
Управление знаниями дарит быстроту принятия решений, генерацию новых идей и системный подход к работе с данными. Поэтому работа с этим процессом так актуальна для современных фирм.
